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Fattura via posta tradizionale cartacea

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Fattura via posta tradizionale cartacea

outsourcingLa fattura analogica è ovviamente trasmissibile con la modalità tradizionale di spedizione della stessa per via postale.
La spedizione può essere effettuata sia dallo stesso mittente o spesso, per grandi quantità, si può optare di esternalizzare la spedizione, affidandola ad un soggetto esterno (outsourcer).

Outsourcing è una parola inglese traducibile letteralmente come “approvvigionamento esterno” ed è termine usato in economia per riferirsi genericamente alle pratiche adottate dalle imprese di esternalizzare alcune fasi del processo produttivo od accedere ad un servizio erogato da parte di altre imprese usualmente altamente specializzate nell’ambito di bisogno.

La scelta di esternalizzare la trasmissione delle proprie fatture da parte di un soggetto terzo (che nella gran parte dei casi si prende anche l’onere della stampa ed imbusta mento oltre che della spedizione) è delicata e va sempre soppesata con accuratezza, per ottenere una notevole semplificazione dei processi di gestione della documentazione e del ciclo amministrativo-contabile, oltre che una drastica riduzione dei costi legati alla tradizionale conservazione delle fatture su carta

Oggigiorno un outsourcer, per essere competitivo sul di mercato odierno altamente tecnologico, oltre alla tradizionale trasmissione cartacea ha affiancato anche altri tipi di trasmissione:

  • via e-mail
  • via Fax
  • la messa a disposizione in un portale della fatture pronte per essere scaricate dal destinatario

Esistono anche delle strutture atte alla Fatturazione Elettronica per conto dei propri clienti.

Il ciclo attivo

Un outsourcer gestisce usualmente in modo integrato tutte le attività di fatturazione in relazione al ciclo attivo:

  • Acquisizione dello spool
  • Creazione del documento (la fattura) e sua conversione in PDF o analogo;
  • Imbustamento della fattura
  • Spedizione via posta tradizionale

Accanto a questo “classico” servizio può affiancare, come abbiamo detto, dei servizi di trasmissione via e-mail, via fax, …

  • Acquisizione dei documenti cartacei (i documenti vengono memorizzati, cioè trasformati in formato digitale).
  • Le fatture vengono protocollate e integrate nel sistema contabile dell’azienda cliente e quindi indicizzate per l’archiviazione ottica sostituiva su CSGD.

Postel diventa responsabile dell’archivio.

In alternativa è possibile richiedere anche la gestione dell’archivio fisico.

Il ciclo passivo

La soluzione del ciclo passivo tramite un outsourcer è ideale per il cliente che non si vuole preoccupare di nulla e vuole un servizio chiavi in mano:

  • ritiro documenti
  • scansione, normalizzazione ed indicizzazione (inserimento dati per la ricerca)
  • controllo documenti e comunicazione al cliente

Usualmente a questo punto si opta anche per la conservazione a norma di legge, procedendo con:

  • certificazione con firma digitale e marca temporale (Conservazione Sostitutiva),
  • masterizzazione CD/DVD e consegna al cliente
  • riconsegna del cartaceo o dematerializzazione certificata (a norma privacy e norme per smaltimento rifiuti)
  • eventuale pubblicazione su web per consultazione e verifica dell’ archivio
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