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Fattura tramite EDI

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La fattura tramite EDI

L’Electronic Data Interchange (EDI), è lo scambio dati in forma elettronica tra sistemi eterogenei attraverso VAN (Value Added Network).

L’EDI è un servizio telematico a valore aggiunto (VAS – Value Added Service), finalizzato a supportare lo scambio computer-to-computer tra imprese partner di documenti commerciali. Per fare ciò occorre che tali documenti siano strutturati secondo formati elettronici standard e condivisi (fatture, ordini, listini, piani di produzione, piani delle consegne, stato di carico ecc.).

Si pensi che il 70% dei documenti prodotti in questo modo vengono inseriti a mano dal ricevente in un altro sistema computerizzato. Questo processo oltre ad essere inefficiente comporta un dispendio di energia e costi, ed è inevitabile talvolta si producono degli errori che non erano presenti nei documenti originali.

Con un sistema EDI i dati vengono “caricati” automaticamente dal gestionale del cliente, e l’amministrazione non deve far altro che controllare la veridicità degli stessi.

I sistemi EDI possono essere visti in due modi:

  • come TIPOLOGIA DI TRASMISSIONE, e in tal caso la fattura inviata è una FATTURA ANALOGICA
  • come sistema di FATTURAZIONE ELETTRONICA poiché il sistema garantisce:
    • l’attestazione della data
    • l’autenticità dell’origine
    • l’integrità del contenuto

I sistemi EDI si scambiamo flussi di dati usualmente in formato XML formattato e trasmesso secondo degli standard.

I principali standard di EDI sono i seguenti:

  • UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) standard internazionale predominante nell’area esterna al Nord America
  • ANSI ASC X12 (X12) predominante negli stati uniti
  • TRADACOMS standard sviluppato da ANA (Article Numbering Association) predominante nella industria per la distribuzione inglese
  • ODETTE standard impiegato a livello Europeo per l’industria automobilistica
Un file in formato XML

Un file in formato XML

Un file in formato PDF

Un file in formato PDF

L’introduzione del sistema EDI, ha consentito di automatizzare le operazioni di trattamento dei documenti, limitando l’intervento umano a funzioni di controllo e verifica e permettendo di sostituire le procedure paper based di interscambio di documenti tra imprese partner, con procedure electronic based che hanno permesso, in certi casi, di gestire in modo completamente automatico l’interazione tra sistemi informativi d’imprese diverse.

In particolare, il termine EDI può essere usato in due diverse accezioni:

Electronic Document Interchange per indicare l’insieme degli standard necessari per supportare lo scambio da computer a computer di documenti commerciali in formato elettronico standard. La funzionalità dello strumento risiede nell’opportunità di trattare documenti strutturati in modo automatico, superando le problematiche relative alla gestione manuale e cartacea dei documenti (utilizzo di forza lavoro ad alto costo in operazioni ripetitive e routinarie, presenza di numerosi punti di elaborazione dei documenti con duplicazioni di procedure di ricezione, invio, data-entry, schedatura ed archiviazione, elevate probabilità di errore in ciascuna operazione, inefficienze in termini di costi e di ritardi che si cumulano nel passaggio da una fase alla successiva);

Electronic Data Interchange per indicare l’insieme degli standard e dei protocolli di comunicazione necessari per scambiare qualsiasi tipo di dato tra sistemi informativi di imprese diverse. Da questo punto di vista, l’EDI supporta la realizzazione di uno IOS (Inter Organizational System). Per mezzo degli IOS si automatizzano i flussi di informazione che attraversano i confini formali delle aziende, permettendo ad una determinata azienda di utilizzare, in tutto o in parte, a pagamento o meno, le risorse informatiche di un’altra azienda.

 

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