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Fattura elettronica

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Fattura elettronica

fatturazioineelettronicaLa fatturazione elettronica consiste nella trasmissione telematica dei dati di fatturazione relativi a clienti e fornitori, resa inoltre obbligatoria per tutti coloro i quali intrattengano rapporti commerciali con la Pubblica Amministrazione.

La fattura elettronica che è un documento informatico[1] che deve attestare:

  • certezza della data (apposizione del riferimento temporale),
  • l’autenticità dell’origine (firma elettronica almeno qualificata, preferibilmente quella digitale che garantisce maggiore sicurezza),
  • l’integrità del contenuto (il documento deve essere statico).

Tali requisiti sono rispettivamente garantiti mediante l’apposizione su ciascuna fattura, ovvero sul lotto delle fatture destinate ad un unico soggetto, “del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica […]” (articolo 21, comma 3, quinto periodo, del D.P.R. n. 633 del 1972).

L’avvento di nuove e sempre più veloci tecnologie di connessione ad Internet, il linguaggio XML, il protocollo SSL e la firma digitale, che garantiscono per tutte le fatture la loro origine e l’integrità del loro contenuto, ha permesso la realizzazione di sistemi di e-invoicing basati su tecnologie web a bassissimo costo.

Per attuare la fatturazione elettronica si devono verificare le seguenti condizioni:

  • avere l’accordo tra le parti (il mittente ed il destinatario)[2],
  • si deve optare per:
    • un sistema di invio di file in formato PDF o TIFF (in questo caso si parla di dati destrutturati) con necessariamente firma digitale e riferimento temporale per ottemperare all’obbligo di autenticità e integrità del documento
    • un sistema EDI[3] (avendo cioè un sistema di dati strutturati, per esempio i dati sono scambiati in formato XML) eventualmente basato su firma digitale per ottemperare all’obbligo di autenticità e integrità del documento
  • si deve conservare obbligatoriamente in forma sostitutiva legale. Obbligatoria va eseguita almeno ogni 15 giorni dalla data di ricevimento/emissione[4] à www.Conservazione-Sostitutiva.net

 

La Finanziaria del 2008 ha reso la Fatturazione elettronica OBBLIGATORIA nei rapporti economici con le amministrazioni statali[5]. La Pubblica Amministrazione ha infatti imposto a tutte le aziende di effettuare esclusivamente l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato esclusivamente in forma elettronica.

 

Per fatturazione elettronica non s’intende quindi l’invio di un file in allegato ad una e-mail in un formato MS Word, MS Excel o PDF, ma un’applicazione in grado di realizzare velocemente ed a basso costo l’effettiva integrazione tra i sistemi informatici delle aziende.

 



[1] Non confondere il documento informatico con il documento elettronico o digitale. Per documento elettronico o digitale si intende un “file” di PC, mentre il documento informatico è un documento digitale con particolari caratteristiche.

[2] Se non c’è il consenso del destinatario, la fattura elettronica può essere emessa dal mittente (e conservata quindi sostitutivamente) ma deve essere spedita con modalità tradizionali al destinatario che la tratterrà come una fattura tradizionale analogica (cartacea) e opterà quindi se conservarla su carta o sostitutivamente.

[3] EDI significa Electronic Data Interchange ed indica un modo di dialogare tra diverse aziende attraverso le reti di telecomunicazione usando un standard comune.

[4] Si ricorda a tal proposito la circolare n.45/E dell’Agenzia delle Entrate nell’art. 3.1.2 “ La fattura elettronica trasmessa e ricevuta in forma elettronica deve essere conservata nella stessa forma.” vale a dire in modalità sostitutiva.

Si ricorda inoltre l’Art. 2 del D.L. n.52 del 20 febbraio 2004: “Le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica sono archiviate nella stessa forma

Le tempistiche di conservazione sostitutiva sono molto strette: nell’art. 3 comma 2 si legge “ […] il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture […]“.

Si ritiene quindi che il processo di conservazione delle fatture elettroniche debba essere operato entro 15 giorni dal ricevimento/emissione delle stesse, così come previsto dall’art. 3 comma 2 del D.M. del 23.01.2004, fermi ovviamente restando i termini per l’assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dagli artt. 23 e 25 del D.P.R. n.633 del 1972.

[5] Rif. Legge Finanziaria del 2008 approvata dal Senato il 24 dicembre 2007 all’articolo 1 comma 209-210-211-212-213.

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