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Consulenza archivistica

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Consulenza archivistica

consulenteL’importanza di scegliere il fornitore giusto, che divenga alla fine un partner strategico, e il prodotto tecnologicamente avanzato, completo, integrabile, sicuro e scalabile, si rivela un punto cruciale e delicato su cui riflettere.Alcuni utilizzatori scelgono di affidarsi all’azienda che produce o gestisce l’applicativo gestionale aziendale.

E’ possibile optare per questa soluzione, ma va considerata molto attentamente: la gestione dei documenti sia interni (che si producono e di cui si ha il controllo), sia esterni (che nella maggior parte dei casi, a parte le e-mail, sono cartacei) non è da sottovalutare e non basta scansionali e metterli in cartelle. Se si decide  di proseguire verso la conservazione legale, la fatturazione elettronica, l’elemento normativo-fiscale in materia ha il suo peso. Con l’attivazione di processi documentali (workflow) il know-how in materia di documentale e l’utilizzo di strumenti specifici divengono fondamentale.

La consulenza deve toccare su più punti:

  • Consulenza sul progetto documentale in ogni sua fase:
    • modalità di memorizzazione e archiviazione rapide e poco invasive,
    • modalità di gestione e raggruppamenti logici dei documenti,
    • modalità e studio per la corretta gestione dei flussi documentali.
  • Formazione qualificata agli utilizzatori e al responsabile interno dell’azienda o dell’ente.
  • Supporto e assistenza post-vendita volti a garantire al cliente interventi di manutenzione.
  • Aggiornamenti continui e costanti sia sul prodotto, sia normativi.
  • Consulenza sul progetto di conservazione legale.
  • Formazione del responsabile della conservazione che sarà istruito sulla tematica tecnica e legislativa, fondamentale per il ruolo stesso che dovrà ricoprire.
  • Eventuale consulenza legale per eventuali interpelli da inviare all’Agenzia delle Entrate e per comunicazioni con CNIPA e Ministero delle Finanze.
  • Certificazione legale di servizi di archiviazione e conservazione e sostitutiva tramite uno specifico parere.

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