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Conservazione sostitutiva della fattura elettronica

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La conservazione sostitutiva della fattura elettronica

image020Quando si parla di conservazione legale si intende quel processo che conferisce valore legale ai documenti archiviati digitalmente.

Permette di conservare i documenti con modalità digitali per renderli disponibili nel tempo nella loro completa integrità e autenticità. Il processo di conservazione sostitutiva è un processo informatico che si attua in sostituzione di quello tradizionale cartaceo che mantiene la validità legale sia a livello fiscale, sia a livello civile.

Anche le fatture, al pari degli altri documenti, possono essere atte alla conservazione sostitutiva.

Le fatture analogiche (che sono documenti analogici NON unici[1]) si possono conservare sostitutivamente[2] o mantenerle in cartaceo, mentre le fatture elettroniche si devono conservare sostitutivamente[3].

Le fasi per procedere alla conservazione legale dei documenti sono le seguenti.

  • Notificazione all’Agenzia delle Entrate con una comunicazione.
  • Elezione il responsabile della conservazione sostitutiva (RdC) interno od esterno.
  • Redazione il manuale del responsabile della conservazione sostitutiva (manuale RdC), obbligatorio per le Pubbliche amministrazioni e consigliato per le aziende private.
  • Esecuzione del processo di conservazione legale secondo la delibera CNIPA n. 11/2004.

Il processo di conservazione legale dei documenti informatici ed analogici termina con:

  • l’apposizione della sottoscrizione elettronica (firma digitale),
  • l’apposizione della marca temporale[4] che rappresenta “l’evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale”, sull’insieme dei documenti o su un’evidenza informatica contenente le “impronte” dei documenti o un insieme degli stessi. La marca temporale è fornita da un ente esterno certificato detto Certification Authority (CA).

In tal modo è garantita l’integrità dei documenti conservati.
L’articolo 5 del D.M. 23.01.2004 dispone infine che il soggetto interessato o il responsabile della conservazione invii una comunicazione contenente[5]:

  • l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione,
  • la relativa firma digitale,
  • la marca temporale.

Per maggiori informazioni vita il sito: www.Conservazione-Sostitutiva.net



[1] I documenti analogici, si dividono per legge in due categorie: “unici” e “non unici”. I documenti analogico unici (cioè nei quali non sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi) necessitano, per “sigillare” il processo di conservazione sostitutiva legale, anche di una Firma Digitale aggiuntiva di un Pubblico Ufficiale (un notaio nel caso di una azienda, un dirigente nel caso di una PA). Tali documenti (analogici unici) sono comunque in generale molto pochi.

[2] Paragrafo 7.2  della Circolare del 06/12/2006 n. 36 “Per quanto attiene al profilo temporale, la conservazione elettronica dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari, previa memorizzazione della relativa immagine, puo’ essere effettuata in qualunque momento. Questa possibilità deve essere coordinata, tuttavia, con la previsione di cui all’articolo 4, comma 2, del decreto nei casi in cui, per i documenti della stessa tipologia e relativi al medesimo periodo d’imposta, il contribuente abbia gia’ optato per la conservazione elettronica.”

[3] Articolo 3 comma 2 del DECRETO 23 gennaio 2004 del Ministero delle Economie e Finanze: “Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti.”

[4] La marca temporale è obbligatoria per i soli documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie. Per tutti gli altri documenti è sufficiente il riferimento temporale che è una data ed ora certa come la marca temporale ma è data dal server di produzione e non da un ente certificato esterno. In pratica, per sicurezza e per semplicità, si usa ormai sempre la marca temporale.

[5] Tutto questo entro il mese successivo alla scadenza dei termini previsti per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi/IRAP/IVA. La circolare n. 36/E specifica in merito che “il termine in questione si intende innanzitutto riferito alle dichiarazioni che devono essere presentate tramite il modello Unico”.

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