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Archiviazione ottica della fattura elettronica

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Archiviazione ottica della fattura elettronica

dmsI documenti possono essere di due tipi a seconda della loro natura e quindi possono essere acquisiti (memorizzati) ed archiviati in due modi differenti:

  • i documenti analogici: usualmente i documenti cartacei come le fatture analogiche
  • i documenti informatici: le fatture elettroniche

Fatture Analogiche

Le fatture analogiche, sia emesse che ricevute, possono essere conservate secondo due modalità:

  • tradizionale (formato cartaceo)
  • conservazione sostitutiva (dematerializzazione)

Nel caso in cui l’utente opti per la conservazione sostitutiva, dovrà scansionare e archiviare le fatture e successivamente conservate sostitutivamente. Le modalità di scansione e archiviazione dei i documenti cartacei sono molteplici e vanno usualmente automatizzati il più possibile attraverso sistemi di scansione “intelligenti” dotati di riconoscimenti di caratteri (OCR), bar code, etc. (à : http://www.archiviazione-documentale.it/acquisizione-archiviazione-documenti-cartacei-e-analogici.php)

Tale procedimento può essere eseguito quando in ogni momento,[1] purché si mantenga l’ordine cronologico e non ci sia soluzione di continuità nell’anno d’imposta.

Fatture Elettroniche

Le fatture elettroniche, sia emesse che ricevute, devono essere esclusivamente conservate in modalità sostitutiva. I documenti informatici vengono archiviati, senza la necessità di essere stampati o scansionati, e in un secondo momento sottoposti al procedimento di conservazione sostitutiva entro 15 giorni[2] dalla data di ricevimento (per il destinatario) ovvero dalla data di emissione (per l’emittente).



[1] Paragrafo 7.2  della Circolare del 06/12/2006 n. 36 “Per quanto attiene al profilo temporale, la conservazione elettronica dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari, previa memorizzazione della relativa immagine, puo’ essere effettuata in qualunque momento. Questa possibilità deve essere coordinata, tuttavia, con la previsione di cui all’articolo 4, comma 2, del decreto nei casi in cui, per i documenti della stessa tipologia e relativi al medesimo periodo d’imposta, il contribuente abbia gia’ optato per la conservazione elettronica.”

[2] Articolo 3 comma 2 del DECRETO 23 gennaio 2004 del Ministero delle Economie e Finanze: “Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti.”

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